Unternehmen betreten Schritt für Schritt das moderne Zeitalter des digitalen Dokumentenmanagements, indem sie ihre alltäglichen Arbeitsschritte automatisieren und digitalisieren. Wenn Ihre Dokumentenverwaltungsstrategie jedoch auf einem papierbasierten System basiert, verwenden Sie wahrscheinlich verschiedene Methoden, um Ihre Dateien und wichtigen Geschäftsdokumente sicher zu halten. Klassische Werkzeuge zur sicheren Lagerung von empfindlichen Papieren sind gesperrte Aktenlager für Dokumentenaufbewahrung und zur sicheren Vernichtung – Schredder.
Diese Schritte können zwar dazu beitragen, einen Teil Ihres Unternehmerrisikos zu minimieren, doch effizienter erweist sich die Digitalisierung dieser Schritte, denn sie kann dieses Risiko noch weiter reduzieren.Während die meisten Unternehmen beim Scannen und Indizieren von Dokumenten ihr Bestes geben, sollten sie sich als Ziel setzen keine Papierdokumente weder zu erstellen, noch zu erhalten. Dabei sollte man dennoch verstehen, dass ein zu 100% papierloses Büro natürlich sehr schwer zu erreichen, ist. Die Verwendung eines effizienten Dokumentenverwaltungssystems kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, eine umweltfreundliche Arbeitsumgebung zu schaffen und das Unternehmerrisiko aus drei wesentlichen Gründen zu reduzieren:
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1) Non-Compliance
In regulierten Branchen kann die Herstellung nichtkonformer Dokumente zu Bußgeldern und Rechtsstreitigkeiten führen, die nicht nur für schlechte Werbung sorgen, sondern auch finanziell schädlich sind. Bei manchen Unternehmen können diese Unfälle das Aus bedeuten, und die Mitarbeiter, die für die Einhaltung von Dokumenten verantwortlich sind, können ihren Arbeitsplatz verlieren.
Wie stellen Sie sicher, dass die von Ihrem Unternehmen erstellten Dokumente die gesetzlichen Vorschriften, die für Ihre Branche gelten, erfüllen? Wenn Sie denken, dass die Prüfung der Dokumente in der Entwurfsphase genügt, könnten Sie eine Überraschung erleben.
Inhalte, die bei der Erstellung der Dokumente vollkommen in Ordnung waren, könnten aus verschiedenen Gründen nicht die gesetzlichen Vorschriften erfüllen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Szenarien, die dazu führen können, dass nichtkonforme Dokumente erstellt werden werden:
- Das Unternehmen verwendet verschiedene Systeme zur Erstellung elektronisch gelieferter Dokumente für gedruckte Ausgabe.
- Die IT-Abteilung hat versehentlich vergessen, alle Versionen des Dokuments zu ändern und beispielsweise die lies die Jahresendversion ohne Update.
- Mitarbeiter haben Dokumente manuell geändert und versehentlich einige Sprach- / Schreibfehler hinzugefügt
- Ressourcen und Dokumentvorlagen wurden auf Druckern gespeichert. Einige der Drucker wurden nicht aktualisiert und alte Dokumentversionen gedruckt.
- Da die Inserter-Operatoren das falsche Material geladen haben, wurden private Daten durch das Umschlagfenster sichtbar
- Das Unternehmen verwendet verschiedene Systeme für unterschiedliche Ausgabezwecke (zum Drucken, zum E-Mail-Versand, zum Faxen usw.). Die Ausgabe enthielt aufgrund von Hardware- oder Softwareänderungen verschiedene Schriftarten, Ränder oder Layouts.
- Die Druckerei verwendete einen Karton mit vorgedruckten Formularen anstelle des aktuellen Kartons mit aktualisiertem Text.
- Wie Sie sehen können, gibt es viele Möglichkeiten, versehentlich Dokumente in einer Nicht-Konformität zu erstellen. Bei Geschäftsbelegen können Sie mithilfe der Dokumentenverwaltung den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen verfolgen und wissen, welche Dokumente bereits vorhanden sind und welche noch erstellt werden müssen, damit sie konform sind. Auf diese Weise sind alle dokumentbezogenen Arbeitsschritte immer transparent und Sie können leicht sehen, was aktualisiert werden muss. Im Falle eines internen oder externen Audits erleichtert das durchsuchbare System das Suchen und Abrufen des gewünschten Dokuments.
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2) Sicherheit von Geschäftsunterlagen
Die Aufbewahrung von Papierdokumenten an physischen Orten ist riskant, da diese Dokumente anfällig für verschiedene Naturkatastrophen oder Menschenkatastrophen wie Überschwemmungen, undichte Rohre, Feuerschäden, normale Feuchtigkeit und andere Arten von physischen Schäden, sind. Digitale Dokumentenmanagement- und Speicherlösungen helfen, diese und viele andere Arten von Schäden an Dokumenten zu verhindern und sicherzustellen, dass wichtige Geschäftsdokumente immer noch da sind, unabhängig davon, was in Ihrem physischen Geschäft passiert.
Durch die digitale Dokumentenverwaltung können Unternehmen beliebig viele Schutzschichten hinzufügen, um ihre Dokumente und Daten sicher zu speichern und zu verwalten. Es gibt viele Möglichkeiten, Dokumente zu schützen. Unternehmen können sie zum Beispiel mit einem Passwort schützen oder verschlüsseln. Alternativ können Dokumente auf sicheren Servern, auf die nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben, gespeichert werden. Ein weiterer Vorteil der digitalen Dokumentenverwaltung besteht in der Möglichkeit, Dokumente in Minuten zu sichern, remote auf sie zuzugreifen und sogar frühere Versionen von Dateien anzuzeigen, um sicherzustellen, dass sie nicht einfach gelöscht werden.
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3) Übersichtliche Organisation
Es gibt viele Arten von Menschen. Einige von uns verwalten gerne kleine und große Gruppen von Menschen, und einige von uns hassen Mikro- und Makro-Management und würden lieber das ganze Projekt alleine managen, wenn das bedeuten würde, dass sie niemanden verwalten müssen. Dabei spielt es keine Rolle, zu welchem Personentyp Sie gehören, wenn Sie ein verantwortungsvoller Teammanager sind, möchten Sie sicherstellen, dass bestimmte Geschäftsdokumente und Projekte jederzeit in Ordnung und rechenschaftspflichtig sind.
Wenn Sie sich Gedanken über Strategien zur Vermeidung oder Minimierung des Unternehmerrisikos in Ihrem Unternehmen gemacht haben, ist es an der Zeit, das digitale Dokumentenmanagement in Betracht zu ziehen. Fordern Sie heute eine Konsultation an, um mehr über Ihre Möglichkeiten und geschäftlichen Vorteile zu erfahren.